Oleh: Mulyono,SE,MM,CRMP,BCMCP (Angkatan 16)

Pendahuluan

Perkembangan industri khususnya industri jasa asuransi saat ini semakin dinamis mendorong perusahaan jasa asuransi untuk meningkatkan kinerjanya agar dapat mempertahankan sustainbilitas perusahaan dan berkembang. Agar dapat menghadapi persaingan pasar yang semakin tinggi, perusahaan dituntut melakukan berbagai perubahan dan perbaikan pada seluruh komponen perusahaan. Perbaikan dilakukan dengan terlebih dahulu mengukur dan mengevaluasi sistem atau manajemen yang ada.

Perusahaan asuransi yang dapat menjaga sustainbilitasnya dalam menjalankan usaha adalah perusahaan yang dapat menerapkan manajemen assurance dengan baik yang melibatkan pihak-pihak internal seperti manajemen risiko, manajer dan internal audit (SPI). Pengelolaan risiko usaha asuransi menjadi mutlak untuk mengendalikan risiko dalam penutupan asuransi suatu obyek asuransi. Analisis underwriting yang menjalankan prinsip kehati-hatian (prudential priciples) dapat mengurangi kejadian default yang menyebabkan klaim dan risiko lainnya. Berbagai cara pengelolaan risiko dapat dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan proses bisnis dan karakteristik usaha.

Pengelolaan risiko biasanya ditujukan pada risiko-risiko yang akan dihadapi oleh perusahaan yaitu antara lain risiko strategik, risiko operasional, risiko bisnis, risiko keuangan dan risiko eksternal.  Pengelompokan risiko aggregat  ini untuk masing-masing perusahaan dapat berbeda sesuai dengan proses bisnis dan karakter usaha. Secara umum, risiko korporat yang bergerak di bidang asuransi/penjaminan kredit dapat di bagi atas 2 (dua) bentuk risiko yang didasarkan pada jenis kegiatan yaitu risiko non transaksional dan risiko transaksional.

Pengelolaan risiko non transaksional diterapkan untuk mengelola risiko-risiko yang tidak melakukan kegiatan transaksional antara lain seperti kelompok risiko strategis, risiko bisnis, risiko operasional, risiko keuangan, risiko regulasi, risiko hukum dan risiko reputasi. Pengelolaan risiko non transaksional ini merupakan salah satu aplikasi dari penerapan manajemen risiko korporat (Enterprise Risk Management) yang mencakup seluruh risiko yang dihadapi korporat namun tidak mencakup kegiatan transaksional. Pengelolaan risiko pada kegiatan non transaksional ini dilakukan oleh petugas yang disebut  Risk Contact Person (RCP) dan media yang dapat digunakan untuk pelaporan risiko oleh RCP dapat berbentuk website interaktif untuk perusahaan yang memiliki kantor cabang yang tersebar luas di Indonesia.

Pengertian kegiatan transaksional disini adalah  suatu kegiatan yang melibatkan perusahaan dengan 1 orang/pihak atau lebih  yang didasari oleh perikatan/hukum  dimana ada transfer/perpindahan uang dan non uang (barang/jasa) antar pihak yang terlibat. Kegiatan yang termasuk kegiatan transaksional  dalam usaha asuransi/penjaminan kredit adalah antara lain kegiatan akseptasi/penutupan bisnis, penyelesain klaim, pengadaan barang & jasa dan investasi.

Sementara itu, dalam pengelolaan risiko transaksional, metode  four eyes principles diimplementasikan dengan cara unit manajemen risiko ikut andil dalam memberikan opini risiko (risk review)  selama proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh Komite-Komite dimana persetujuan transaksi baik untuk penutupan asuransi kredit/suretyship dan transaksi lainnya (penyelesaian klaim dan investasi) yang menjadi fokus penerapan four eyes principles dilakukan minimal 2 (dua) orang pemegang kewenangan pemutus yaitu 1 (satu) orang dari unit operasional/bisnis/supporting unit (untuk kegiatan investasi) dan 1 (satu) orang dari unit manajemen risiko atau dikenal sebagai Risk Officer (RO).  Peranan orang dari unit manajemen risiko dalam membantu Komite tersebut bersifat tidak mengikat dan hanya memberikan rekomendasi dan opini risiko agar pengelolaan risiko berjalan sebagaimana mestinya. Fokus penerapan four eyes principles (FEP) dalam pengelolaan risiko untuk  sementara ini dalam perusahaan asuransi/penjaminan kredit yang memiliki produk suretyship (termasuk customs bond dan asuransi kredit perdagangan) dan asuransi kredit (kredit komersil dan mikro)  adalah:

1. Transaksi operasional/bisnis pada produk perusahaan Suretyship dan Asuransi Kredit. Sasaran FEP pada transaksi   bisnis ini adalah bersifat optional dan fokus pada nilai plafond/nilai penjaminan dalam jumlah relatif  besar/bersifat corporate atau transaksi bisnis yang diperkirakan memerlukan pengelolaan risiko yang lebih intens melalui mekanisme keputusan Komite penutupan bisnis baik di Kantor Pusat maupun Kantor Cabang. Selain akseptasi/penutupan bisnis tersebut, RO juga berperan aktif dalam Komite Penyelesaian Klaim.  Dalam penerapan FEP dengan mekanisme komite penutupan bisnis di Kantor Cabang masing-masing ada 1 (satu) orang dari unit manajemen risiko yaitu Risk Officer (RO) sebagai partner (bukan pemutus) yang telah ditetapkan. Sedangkan untuk  penutupan bisnis dengan nilai plafon/nilai penjaminan besar atau bersifat corporate dilakukan di Head Office dengan membentuk komite penutupan bisnis dimana salah satu anggotanya adalah dari unit manajemen  risiko atau dari unit kerja lainnya yang berfungsi sebagai RO. Petugas RO harus orang yang memiliki pengalaman lama dan memiliki kompetensi/ahli dibidangnya.
2. Transaksi pada pengadaan barang dan jasa. Implementasi FEP ini dijalankan dengan menggunakan Komite Pengadaan Barang dan Jasa  dimana minimal ada 2 orang yaitu ada 1(satu) orang dari unit Manajemen Risiko (RO) dan 1 (satu) orang dari Divisi SDM atau ditambah dengan 1 (orang) dari unit kerja terkait sesuai kebutuhan perusahaan. Komite pengadaan barang dan jasa bisa dijalankan pada kantor pusat atau kantor cabang sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar comply dengan ketentuan/peraturan internal dan eksternal.
3. Transaksi pada kegiatan Investasi. Implementasi FEP dilakukan melalui Komite Investasi yang dibentuk minimal 2 (dua) orang dimana salah satu anggota Komite Investasi tersebut berasal dari unit manajemen risiko (RO)  dan 1 (satu) orang dari unit investasi terkait.

Berikut ini akan menjelaskan salah satu contoh mekanisme penerapan four eyes principles dalam pengelolaan risiko transaksional di perusahaan asuransi/penjaminan kredit.

Tujuan Penerapan Four Eyes Principles

1. Penerapan manajemen risiko sebagai salah satu pilar penerapan Good Corporate Governance (GCG) harus dilakukan perusahaan agar dapat memenuhi ketentuan perusahaan dan regulasi. Penerapan four eyes principle selain untuk mengelola risiko juga bertujuan agar pelaksanaan penutupan/akseptasi asuransi dapat berjalan sesuai dengan ketentuan perusahaan dan regulasi dari pemerintah (compliance).
2. Sebagai salah satu cara pengelolaan risiko terutama pada proses akseptasi asuransi yang sesuai dengan prinsip kehati-hatian yang dapat mengurangi risiko klaim, risiko keuanga, risiko hukum dan risiko lainnya yang merugikan perusahaan.
3. Sebagai alat bagi manajemen untuk mengamankan pelaksanaan kebijakan dalam bisnis dari risiko-risiko yang merugikan.

Ruang Lingkup Pekerjaan Risk Officer

Pengelolaan risiko transaksional melalui mekanisme pengambilan keputusan dalam Komite-Komite dilakukan pada  Head Office dan  Branch Office dengan ruang lingkup antara lain sebagai berikut:

1. Pada Kantor Pusat (Head Office), Risk Officer berada di luar  Komite atau sebagai mitra  pada Komite Penutupan Bisnis, Komite Pengadaan Barang dan Jasa dan Komite Investasi sesuai dengan batas kewenangan pemutus yang ada dalam Komite-Komite tersebut. Risk Officer  hanya memberikan rekomendasi dan opini risiko (Risk Review)  yang dapat mengendalikan risiko dalam kegiatan transaksional yang diputuskan dalam Komite-Komite tersebut.
2. Kantor Cabang (Branch Office), Risk Officer juga dapat memberikan rekomendasi dan opini risiko untuk pengelolaan risiko pada kegiatan transaksional yang akan diputuskan dalam Komite-Komite tersebut. Kontribusi Risk Officer pada kantor cabang dalam Komite sesuai dengan batas kewenangan pemutus dalam Komite yang berlaku.
3. Risk Officer yang berposisi mendampingi (bukan sebagai anggota komite) komite melakukan pekerjaan untuk mengecek azas kepatuhan unit operasional dalam proses underwriting dan akseptasi (Complaince) dengan system check list dalam formulir yang sudah disediakan dan melakukan analisis risiko untuk mengidentifikasi dan mengukur risiko yang inherent serta memberikan suatu rekomendasi dalam kegiatan transaksional/akseptasi yang akan diputuskan dalam Komite tersebut.

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang Risk Officer

Tugas dan Tanggung Jawab Risk Officer antara lain:

1. Menjadi pendamping atau mitra Komite yang telah ditentukan baik di kantor pusat maupun di kantor cabang. Risk Officer merupakan perpanjangan tangan dari fungsi dari unit Manajemen Risiko Kantor Pusat  untuk menerapkan four eyes principles dalam pengelolaan risiko khususnya risiko transaksional.
2. Memberikan opini risiko yang didukung dengan hasil analisis risiko dan mitigasi risiko untuk mendukung setiap keputusan kegiatan transaksional pada Komite-Komite yang ditetapkan oleh perusahaan.
3. Merespon secara positif terhadap setiap peristiwa risiko  yang menjadi ancaman bagi perusahaan melalui proses identifikasi risiko, pengukuran risiko dan pemetaan risiko pada kegiatan transaksional yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan Komite.
4. Mengidentifikasi area-area risiko transaksional korporat yang paling mudah terulang atau terkena dampak risiko dan bersama Unit Manajemen Risiko (MR) mencari solusi agar situasi ini tidak terulang kembali.
5. Melakukan verifikasi dan meneliti  data yang digunakan serta memelihara data secara risiko secara konsisten.
6. Mengembangkan isu-isu terkini di bidang manajemen risiko dan mencari solusi untuk menyelesaikan suatu peristiwa risiko.
7. Melakukan monitoring terhadap isu-isu terkini di bidang manajemen risiko dan trendnya ke depan di unit kerja dan Komite-Komite yang melibatkan Risk Officer.
8. Memberikan pelaporan data risiko (hasil analisis dan implementasi mitigasi risiko) dari kegiatan proses manajemen risiko baik dalam Komite-Komite atau kegiatan manajemen risiko lainnya kepada Manajemen secara berkala minimal 1 bulan sekali.
9. Mengembangkan pengetahuan dan meningkatkan pemahaman mengenai manajemen risiko

Kewenangan Risk Officer dalam Komite antara lain:

• Memberikan rekomendasi dan opini risiko secara independen dan profesional  yang didukung dengan hasil analisis risiko dan mitigasi risiko yang dibutuhkan sebagai salah satu bahan keputusan dalam Komite.
• Mengusulkan strategi pengelolaan risiko kegiatan transaksional kepada Komite.
• Memiliki akses data dan informasi yang dapat mendukung kelancaran kerja dalam Komite

Tugas-tugas  Risk Officer antara lain:

Secara umum, tugas Risk Officer adalah menerapkan pedoman dan pelaksanaan manajemen risiko korporat yang ditetapkan manajemen serta mendukung penerapan four eyes principles dalam pengelolaan risiko. Tugas-tugas lainnya yang disebutkan di bawah ini mengacu dan berpedoman kepada pedoman manajemen risiko.

1. Melakukan identifikasi risiko atas aktivitas transaksional yang berlangsung pada pengambilan keputusan di Komite sesuai kebijakan dan panduan manajemen risiko.
2. Menyusun  rekomendasi,  hasil analisis risiko dan mitigasi  risiko dalam setiap keputusan Komite.
3. Melakukan verifikasi atas hasil analisis underwriting yang dilakukan oleh unit operasional agar sesuai dengan ketentuan dan SOP melalui sistem check list.
4. Melakukan input data hasil analisis risiko dan rekomendasinya ke dalam program aplikasi four eyes principles berbasis Web/jaringan yang telah disediakan.
5. Melaksanakan sistem dokumentasi dan kearsipan berkenaan dengan  hasil pekerjaannya dalam Komite-Komite.

Peranan Risk Officer sebagai mitra Komite di unit operasional/produksi  sebaiknya harus memiliki kedudukan yang sejajar, setara dan independen agar rekomendasi dan analisis risiko yang dihasilkan dapat memberikan kontribusi optimal dalam pengelolaan risiko.

Mekanisme Penerapan Four Eyes Principles (FEP)

Secara umum, mekanisme penerapan four eyes principles yang dilakukan oleh Risk Officer untuk membantu memberikan opini risiko kepada Komite,  namun memiliki tugas dan tanggung jawab tersendiri yang mewakili kepentingan pengelolaan risiko secara korporat.

Penerapan four eyes principles (FEP) pada Komite Penutupan Bisnis mencakup seluruh produk perusahaan asuransi/penjaminan kredit baik di Kantor Pusat maupun di Kantor Cabang sesuai dengan ketentuan Batas Kewenangan Pemutus yang berlaku.

Alur kerja Risk Officer dalam komite penutupan bisnis untuk masing-masing kantor pusat dan kantor berbeda sesuai dengan struktur organisasi dan batas kewenangan pemutus Komite, namun secara umum alur kerja Risk Officer adalah sebagai berikut:

1. Permohonan penutupan/akseptasi dari nasabah perusahaan asuransi/penjaminan kredit yang direspon oleh unit kerja operasional dianalisis oleh analis underwriting sesuai dengan prinsip kehati-hatian (prudential principles). Hasil analisis underwriting ini akan dianalisis kembali oleh RO yang hasilnya akan diserahkan ke Komite untuk mengambil suatu keputusan akseptasi berbasis risiko. Seluruh anggota Komite menerima hasil underwriting tersebut untuk dianalisis lebih lanjut berdasarkan kompetensi masing-masing.
2. Risk Officer sebagai pihak independen membantu Komite untuk melakukan pengecekan hasil underwriting tersebut agar sesuai dengan ketentuan analisis underwriting yang berlaku dalam SOP serta melakukan analisis risiko atas berbagai kemungkinan risiko yang muncul dari permohonan akseptasi yang diajukan oleh nasabah
3. RO  memberikan rekomendasi dan hasil analisis risiko kepada Komite dengan menggunakan formulir analisis risiko yang telah disediakan untuk masing-masing produk Askrindo agar perwakilan unit operasional yang melakukan proses akseptasi dapat mengambil keputusan menolak atau menyetujui permohonan akseptasi tersebut.
4. Sifat rekomendasi dan opini risiko yang diberikan oleh Risk Officer adalah bersifat tidak mengikat dan independen.
5. Risk Officer melakukan input data terhadap hasil kegiatannya dalam Komite tersebut ke dalam program aplikasi four eyes principles yang telah disediakan secara lengkap dan benar. Proses input data hasil kegiatan Risk Officer dalam Komite di seluruh kantor cabang dan kantor pusat dapat disimpan dalam suatu database sehingga dapat dilakukan monitor dan evaluasi oleh unit manajemen risiko di kantor pusat.

Alur kerja Risk Officer dalam Komite terkait dengan unit kerja di Kantor Pusat dan Kantor Cabang  adalah sebagai berikut:

1. Alur Kerja Risk Officer di Komite Kantor Pusat

2. Alur Kerja Risk Officer di Komite Kantor Cabang

Untuk alur kerja Risk Officer pada Komite Pengadaan Barang dan Jasa dan Komite Investasi berbeda dengan kegiatan transaksional penutupan/underwriting karena berbeda fitur dan proses bisnisnya.

Sasaran/Target Penerapan Four Eyes Principles (FEP) Berdasarkan Klasifikasi Nilai Pertanggungan, Plafond Kredit, Limit Credit, dan Limit of Liabilities

Dalam jangka panjang, penerapan FEP  diarahkan pada seluruh unit kerja baik di kantor pusat maupun kantor cabang. Penerapan FEP ini juga difokuskan pada klasifikasi nilai pertanggungan, plafond kredit, limit credit dan limit of liabilitas tertentu yang dianggap besar dan berisiko pada masing-masing produk sesuai batasan klasifikasi nilai pertanggungan yang tercantum pada ketentuan internal perusahaan tentang Pendelegasian Wewenang Untuk Mengusulkan, menilai, memutus dan Menandatangani Polis/Sertifikat seluruh produk Perusahaan yang diperkirakan membutuhkan pengelolaan risiko secara intens melalui mekanisme pengambilan keputusan di Komite-Komite khususnya Komite Penutupan Bisnis. Klasifikasi nilai pertanggungan, palfond kredit, limit credit dan limit of liability yang menjadi fokus penerapan FEP ini akan dievaluasi setiap tahun sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perusahaan dalam pengelolaan risiko transaksional.

Formulir Analisis Risiko yang digunakan dalam Komite

Setelah menentukan sasaran penerapan FEP berupa nilai pertanggungan, plafond kredit, limit credit dan limit of liability pada masing-masing produk di masing-masing kantor cabang dan kantor pusat seperti uraian di atas, maka Risk Officer memberikan rekomendasi dan opini risiko dengan menggunakan formulir rekomendasi dan  analis risiko.

Penutup

Tujuan akhir dari penerapan FEP dalam proses penutupan bisnis, penyelesaian klaim dan pengelolaan investasi yang dilakukan oleh unit operasional/bisnis/unit investasi di seluruh unit kerja adalah agar ada pengelolaan risiko yang efektif dan efisien yang dapat mengurangi risiko yang dihadapi perusahaan. Disamping itu juga, penerapan FEP diperuntukan agar penerapan Good Corporate Governance (GCG) berjalan dengan efektif yang pada akhirnya akan meningkatkan value perusahaan. Dengan demikian, peran aktif seluruh jajaran di perusahaan baik di kantor Pusat maupun di Kantor Cabang terutama Risk Officer dalam penerapan FEP sangat dibutuhkan dengan karakter yang memiliki integritas yang tinggi, profesional dan comply dengan ketentuan dan regulasi yang berlaku.

*) Penulis saat ini bekerja di PT Asuransi Kredit Indonesia (PT Askrindo), 2014.